İş Kuralları

İşleri su gibi akıtmak için kanallar oluşturulması gerekir. Kanalların uğrak yerleri, durakları iş adımlarıdır. İşin hareketini sağlayan ise iş kurallarıdır.

İş adımları belirlenmiş olan bir işakışı tasarımında ikinci aşama iş kurallarının belirlenmesidir. İş kuralları işin olağan veya olağan dışı akışında hangi adımlara hangi koşullarda ulaşacağını belirler. Örneğimizde sipariş kaydının sistemde oluşturulması ve iletilmesini başlama adımı olarak açıklamıştık. Gerekiyorsa sipariş belgesinin müşteriye doğrulatılması için bir adım tasarlamıştık. Buradaki "gerekiyorsa" belirsizliği iş kuralı tanımlanarak açıklığa kavuşturulabilir. İş kuralı "eğer sipariş belirli bir fiyat değerini aşıyorsa müşteriye doğrulatılır, bu fiyat değerinin altındaki siparişler için doğrulatma yapılmaz ve değerlendirme adımına geçilir" biçiminde tanımlanırsa işakışının hangi koşullarda nasıl işleyeceği açıklığa kavuşmuş olur.

İş kurallarının kuşkuya yer bırakmayacak biçimde açık olması işakışının doğru sonuçlara ulaşması için gereklidir. "Eğer sipariş belirli bir fiyat değerini aşıyorsa müşteriye doğrulatılır" biçiminde bir iş kuralı eksiktir. Fiyat değerinin aşılmadığı durumda ne yapılacağı belirsizdir. "Eğer sipariş belirli bir fiyat değerini aşıyorsa müşteriye veya üretici firma yöneticisine doğrulatılır" ifadesi ise yanlıştır. Doğrulatmanın tam olarak kime yaptırılacağı belirsizdir. Son ifade "Eğer sipariş belirli bir fiyat değerini aşıyorsa önce müşteriye doğrulatılır ve sonra üretici firma yöneticisine doğrulatılır" biçimine getirilerek belirsizlik ortadan kaldırılır ve muhtemel yanlışlıklar önlenebilir.

İş kurallarının çoğu kurumun iş politikalarından kaynaklanır. Siparişin nasıl alınacağı, nasıl iletileceği, kime iletileceği, kimlerin hangi işleri yapacağı gibi iş kurallarının çoğu ilk bakışta belirlenebilecek kadar açıktır. Asıl sorun ilk bakışta belirlenemeyen olağan dışı durumlarda işakışının nasıl olması gerektiğini tanımlayan kuralların belirlenmesidir. Sipariş iptalinin nasıl yapılacağı, üretimin hangi koşullarda durdurulacağı, sevkiyatta sorun yaşanması durumunda ne yapılacağı gibi risklerin önlenmesi doğru iş kurallarının belirlenmesi ve uygulanması ile mümkün olur.

Örneğimizde üretimi devam ederken iptal edilen bir sipariş olsun. Uygulanabilecek bir kaç alternatif vardır. Üretim hemen durdurulabilir ve üretim bandı başka bir iş için boşaltılabilir. Üretime eldeki parça tamamlanana kadar devam edilir ve üretim bandı boşaltılır. Planı/tasarımı değiştirilerek parça başka bir siparişe uygun olarak tamamlanır ve üretime devam edilir. Burada sıralanamayacak kadar çok alternatif uygulama yapılabilir. Hangi uygulamanın yapılacağına ilişkin kararın verilmesi için bir karar verme adımı tasarlanmalıdır. Karar verme adımında yetkili kişi veya grup durumu değerlendirerek bir sonuca varacaktır. Böylece üretim kesilmeden devam edebilir, farklı biçimde üretim yapılabilir veya üretim durdurulabilir. Önemli nokta sipariş iptali gibi olağan dışı durumlarda işakışının tam olarak nasıl sürdürüleceğinin açıkça belirlenmiş olmasıdır. İşakışının tam olarak nasıl sürdürüleceği açık ve kuşkuya yer bırakmayacak iş kuralları ile ifade edilebilmeli ve tam olarak uygulanabilmelidir.

Başlangıçta mükemmel tasarlansa bile işakışları değişime açık olmalıdır. Müşteriler, ürünler, çalışanlar, kurumlar her şey sürekli değişim halinde olduğundan işakışları da sürekli değişmek durumunda kalırlar. Değişime hızlı ayak uydurabilmek için işakışının hemen her adımında uygulanabilecek yönetimsel iş kurallarını da tanımlamak gerekir. İşakışı yöneticilerinin akışı iptal etmesi, bir önceki adıma geri göndermesi, bir sonraki adıma göndermesi (hatta istediği herhangi bir adıma göndermesi) gibi genel iş kuralları tanımlamak yararlı olur.