İşleri Su Gibi Akıtmak

Sanırım bu yazıyı okuyan herkes "İşakışı", "İş Süreç Yönetimi" veya "Otomatik İş Süreci" terimlerini veya bunların karşılığı olan "Workflow", "Business Process Management" ve "Automated Business Process" terimlerini duymuştur. Bu terimler on yılı aşkın bir süredir bilişim sektöründe sıklıkla kullanılıyor.

İlk bakışta bu terimlerin tümü aynı fenomeni ifade ediyor. Basitçe, işin birden fazla adımda, farklı roller tarafından gerçekleştirilmesi yukardaki terimlerden uygun olan biri ile ifade edilebilir. Ancak biraz daha dikkatli bakınca bunların benzer ama farklı fenomenleri ifade ettiğini görüyoruz.

İşakışı işin birden fazla adımda farklı rollerin katılımı ile uygun iş kurallarına uyularak tamamlanması durumunu ifade eder. İşin birden fazla aşaması vardır. Bu aşamalarda farklı roller (bildirme, değerlendirme, onaylama, gerçekleştirme) gerçekleştirilir. Aşamalar arası geçişlerde ve rollerin gerçekleştirilmesinde belirli iş kurallarına uyulur. Bildirim yapıldıktan sonra bildirim değerlendirilir. Bildirim içeriği eksik veya yanlışsa iş bildiren kişiye iade edilir. Ya da sorun yoksa işin yapılması için bir yöneticinin onayı istenir. İş kuralları işin özelliklerine ve işakışının gerçekleştiği organizasyonun yapısına bağlıdır. Aslında bu model kurumların işlerini elektronik ortamda, kayıt altında yapabilmeleri için tasarlanmış olan temel yapıyı ifade etmektedir. Diğer terimlerle ifade edilen fenomenler de esasen bu modele indirgenebilirler.

Ancak diğer kurumsal uygulamalarla etkileşim noktasında işakışı modeli çok zayıf kalmaktadır. İşakışı modelinde diğer uygulamalarla etkileşim veripaylaşımı biçiminde yapılabilir. Herhangi bir adımda bir dış sistemden veri alınabilir veya herhangi bir aşamada bir dış sisteme veri aktarılabilir. İşakışı boyunca işlenecek olan veri esasen işakışı sistemi üzerinde tutulur. Veri paylaşımı işakışının etkinliğini artırır ancak esnekliğini ve güvenirliğini azaltır. Çünkü, kritik veri esasen dış sistem üzerinde yaşam döngüsünü sürdürürken, işakışı sistemi üzerindeki verinin bu yaşam döngüsüne katılımı sınırlı ya da fazla bağımlı olur.

İşte bu noktada İş Süreç Yönetimi terimi ile ifade edilen fenomen değerli bir alternatif oluşturur. İş Süreç Yönetiminin de esası iş akışıdır. Ancak burada işakışı uygulaması işin aşamalarını, rolleri ve sadece aşamalar arasındaki geçiş kurallarını tanımlayacak biçimde sınırlandırılır. Rollerin gerçekleştirilmesine ilişkin iş kuralları ise dışta bırakılır. Çünkü, İş Süreç Yönetimi her bir aşamada yapılması gereken işin, bir başka deyişle gerçekleştirilmesi gereken rolün bir başka uygulamada gerçekleştirilmesine aracılık eder. Yani bildirim yapılması gerekiyorsa, bildirimin yapılacağı dış uygulama ekranı açılır. Bildirim girişi bu dış uygulamanın kontrolünde gerçekleştirilir. Sonra İş Süreç Yönetimi uygulaması yeniden devreye girer ve girilmiş olan bildirimin bir sonraki aşamaya geçişini sağlar. İSY bildirim girişinin tamamlanması ile birlikte işi bir sonraki aşamada rol alacak kişilerle ilişkilendirir ve ilgililere gereken bilgilendirme mesajlarını gönderir. İşin her bir aşamasında yapılan işe ilişkin bilgi bir dış uygulama üzerinde tutulduğu için, İSY üzerinde sadece aşamalara, aşama geçişlerine, rol atamalarına ve sürecin işletilmesine ilişkin diğer bilgiler tutulur. Böylece işin her adımında kullanılan uygulama ve işlenen veri farklı olsa da İSY sadece sürecin işleyişine ilişkin temel bilgiyi kullanarak işin elektronik ortamda tamamlanmasını sağlar.

Otomatik İş Süreci terimi ise içerdiği "Otomatik" kelimesi ile biraz daha fazlasını vaadeder. Fazla olan bazı rollerin otomatik gerçekleşmesidir. Örneğin bir makinede veya sistemde sorun olduğunda bunun elektronik olarak algılanması ve herhangi bir insanın bildirmesine gerek olmadan otomatik olarak bir bildirime dönüştürülmesi; onarıcı sistemin otomatik olarak harekete geçirilmesi ve bu arada yapılan işlemlerin kaydedilmesi Otomatik bir İş Sürecini ifade eder. Yani mümkün olan noktalarda insan emeği yerine iyi tanımlanmış iş kurallarının makineler ve elektronik sistemler tarafından gerçekleştirilmesi durumunu Otomatik İş Süreci terimi ile ifade edebiliriz.

Kullanım yoğunluğu açısından yaklaşık olarak on yıllık bir geçmişte bu üç modelin kısmi olarak veya tamamen olarak uygulandığı uygulamalar yapılmıştır. Son yıllarda yapılan kurumsal uygulamaların hemen hepsi bu modellerden en az birini kullanıyor. Özellikle İş Süreç Yönetimi ve Otomatik İş Süreci modellerine uygun yapılar içeren uygulamalara sıklıkla rastlanıyor.