İşleri akıtan roller

Ortada yapılacak bir iş varsa mutlaka işi yapacak birileri de olmalıdır. İşi yapanlar çoğunlukla insan faktörünü çağrıştırsa bile giderek iş yapan insan dışı faktörlerin sayısı artıyor. Özellikle seri üretim alanlarında insan eli değmeden çalışan makinelere, hatta insan yerine karar veren karmaşık makinelere sıklıkla rastlanıyor. İnsan veya makine tarafından işin gerçekleştirilmesine rol diyoruz.

Rol işakışının belirli bir aşamasında belirli bir aktör tarafından işin bir bölümünün gerçekleştirilmesidir. Örneğimizde müşteriden siparişin alınması , ürünün stokta olup olmadığının kontrol edilmesi, sipariş formunun hazırlanması ve bir sonraki adıma iletilmesi bir roldür. Bu rol birden fazla işi içerir. Ancak örneğimizde bu işlerin tümünü aynı satış elemanı veya satış ekibi bir tek adımda gerçekleştirecektir. Eğer tek bir rol değil de birden fazla rol gibi ele alırsak işakışındaki adımların sayısını çoğaltmamız gerekir. Bunun işakışındaki durakların sayısını artırarark işakışını yavaşlatacağı açıktır.

Roller sadece işin gerçekleştirilmesini ifade etmezler. Bunun ötesinde işin yapılmasına ilişkin sorumlulukları ve yetkileri de ifade ederler. Siparişin alınması, stok kontrolü ve siparişin iletilmesi bir tek rol olarak alındığında bu rolün sipariş alma görevi ve yetkisini, stok konrol görevi ve yetkisini ve sipariş hazırlama ve iletme görev ve yetkilerini hep birlikte ifade ettiğini görüyoruz.

Görev ve yetki çiftleri çoğunlukla sıkı sıkıya bağlı ve dengelidirler. Bir görev varsa bunun tamamlanabilmesi için dengeleyici yetkiler de vardır. Ancak görev veytki çiftleri her zaman tam dengeleyici ağırlıkta olmazlar. Örneğimizde üretimin durdurulması veya değiştirilmesi gibi kritik kararların verilmesi rolü görev ağırlığından çok yüksek bir yetki kullanımını ifade edebilir. Buna karşılık üretimin gereçekleştirilmesi görevi yetkiden çok sorumluluğun ağır bastığı bir rolü ifade eder.

Veri Modeli

İşakışlarında temel olarak iki tip bilgiye ihtiyaç vardır. İşakışının özellik ve yapısını ifade eden işakışı öz bilgisi ve yapılan işe ilişkin içerik bilgisi.

Örneğimizde iş adımları, iş kuralları gibi işakışının yapısını ifade eden bilgileri işakışının öz bilgisi olarak tanımlıyoruz. Öz bilgisi işakışının işletilebilmesi için gerekli çatıyı, iskeleti oluşturur. Adımlara ilişkin tanımlar, iş kuralları, roller ve yetkiler gibi işakışının sürdürülmesine ilişkin bilgi işakışının öz bilgisidir.

Öz bilgisi işakışı tasarımı sırasında veya işakışının yaşam döngüsü boyunca yapılan değişiklikler sırasında oluşur ve yeniden değişene kadar sabit kalır. Göreli olarak daha az değişkenlik gösterir ve farklı işakışları arasında büyük benzerlik gösterebilir.

İşakışı ile gerçekleştirilen işe ilişkin bilgiyi ise içerik bilgisi olarak tanımlıyoruz. İçerik bilgisi yapılan işe ilişkin bilgidir. İşakışı devam ederken her adımda, gerçekleştirilen her rol ve işletilen her iş kuralı ile sürekli olarak artar. İş tamamlandığında ise kesinleşir.

Tasarlanan işakışının basit bir işakışı formunda olması halinde veri modeli hem öz bilgisini, hem de içerik bilgisini içerecek şekilde olmalıdır. Eğer tasarlanan iş süreç yönetimi formunda ise veri modeli sadece öz bilgisinden oluşur ve içerik bilgisi süreç boyunca kullanılan diğer sistemler üzerinde tutulur. Otomatik iş süreci formunda ise veri modeli duruma göre hem öz hem de içerik bilgisini içerebilir.