İş adımları veya iş durakları

İşleri su gibi akıtmak için kanalları doğru tanımlamak ve hızlı çalıştırmak gerekir. İşakışları iş adımlarından ve bu adımlar arasında tanımlanan geçiş kurallarından oluşan kanallar gibidir. Geçiş kuralları işin akış yönünü belirler. İş adımları ise birer duraklama yeridir. Geçiş kurallarının hızlı çalışacağını varsayarsak, duraklama süreleri işakışı performansının anahtar belirleyicisidir.

İşakışlarını analiz etmeye veya tasarlamaya iş adımlarını belirlemekle başlarız. Basit bir işakışı örneğinden hareketle işadımlarını anlamaya çalışalım. Sipariş alma ile başlayan ve ürünün teslimi ile tamamlanan bir işakışımız olsun. İlk adım siparişin alınması ve kaydedilmesidir. Müşteriden alınan bilgi doğrultusunda sipariş belgesi hazırlanır (başlama adımı). Gerekiyorsa sipariş belgesi müşteriye doğrulatılır (doğrulama adımı). Sonra sipariş fiyat, ürünün stok durumu, sevkiyat koşulları gibi kritik parametreler açısından kontrol edilir (değerlendirme adımı). Sorun yoksa stok durumuna bağlı olarak üretim (hazırlık adımı) veya sevkiyat işlemi(gerçekleştirme adımı) başlatılır. Gerek görülürse sevkiyat işlemi paketleme, yükleme ve nakliye gibi alt adımlara bölünebilir. Son adım ürünün teslim edilmesi veya tahsilat işleminin yapılmasıdır (tamamlama adımı).

Böyle bir işakışında işin olağan akışı için adımları belirlemek kolaydır. Her adım işin farklı bir aşamasını ifade etmelidir. Eğer yapılacak iş (gerçekleştirilecek rol) öncekinden farklıysa yeni bir adım tanımlanmalıdır. Örneğimizde siparişin alınmasını, kaydedilmesini ve işakışının başlatılmasını bir tek adım içinde ifade ettik. Çünkü, üç farklı iş gibi görünen bu işlerin tümü aynı satış elemanı veya ekibi tarafından yapılan işler olarak ele alınmıştır. Sonraki değerlendirme veya planlama işini ise muhtemelen daha üst seviyede bir yetkili veya farklı bir ekip yapacaktır. Değerlendirme ve planlama işi de fiyat değerlendirme, stok kontrolü gibi ayrıştırılabilir. Ama bu işleri aynı kişi veya ekip yapacaksa farklı işakışı adımları yerine bir tek işadımı biçiminde ele almak daha doğru olacaktır. Çünkü, aynı kişilerin rol alacağı birden çok adım tanımlamak kişilerin çalışmasını zorlaştırır ve işakışını yavaşlatır. Bunun için gerçekleştirilecek rolü mümkün olduğu kadar aynı kişilerin belirli bir aşamada yapacağı işlerin tümünü kapsayacak şekilde ele almak gerekir.

Olağan dışı durumlarda işakışının nasıl sürdürüleceği çözülmesi gereken en kritik sorundur. Üretim veya sevkiyat adımları devam ederken siparişin iptal edilmesi durumunda ne yapılacağı, yani akışın nasıl devam edeceği gibi istisnaların belirlenmesi büyük önem taşır. Aksi halde müşteri veya satıcı ciddi zararlara uğrayabilir.

İstisnaların belirlenmesi için öncelikle olağan işakışının kuşkuya yer bırakmayacak şekilde net olarak anlaşılması gerekir. Sonra geçmiş yaşantılar gözden geçirilerek istisnalar belirlenmelidir. Ama bütün istisnaların geçmiş yaşantılardan çıkarılması mümkün değildir. Ayrıntılı bir sorgulama ve değerlendirme ile muhtemel risklerin tek tek belirlenmesi gerekir. Belirlenen her risk değil ama kritik olan her risk bir istisna durumu olarak ele alınmalı işakışında bu durumda nasıl bir değişiklik yapılacağı belirlenmelidir. İstisna durumu oluştuğunda işakışının bir önceki adıma döndürülmesi veya koşullu olarak bir sonraki adıma geçilmesi mümkün olabilir. Bunların mümkün olmadığı durumlarda özel bekleme veya sonlandırma adımları oluşturulmalıdır. Bekleme adımlarında işin henüz sonlanmadığı ama belirli bir koşulun beklenmesi, özel sonlandırma adımlarında ise işin olağan olmayan biçimde sonlanması sağlanabilir. Öyleki, planlanan akış işin kontrol altında yürütülebilmesini sağlamalıdır.

İş adımlarının sıralı düzende veya paralel olarak dizilmesi mümkündür. Örneğimizde bir yandan üretim devam ederken diğer yandan stoktaki ürün paketlenebilir. Böylece zaman kazanmak mümkün olur. İşakışının adımları planlanırken hangi adımların sıralı olarak veya hangi adımların paralel olarak yürüyeceğinin doğru belirlenmesi gerekir. Sipariş gerçekleşmeden ya da doğrulanmadan üretime başlanmamalıdır. Ama üretim devam ederken, bir yandan da paketleme veya sevkiyat başlatılabilir. Hem üretim hem de sevkiyat tamamlandığında tahsilat işlemi başlatılabilir. Önceki adım tamamlanmadan bir sonrakinin başlatılaması mümkün değilse sıralı dizilim tercih edilir. Buna karşılık bir iş adımı devam ederken diğerinin de başlaması mümkünse veya gerekiyorsa paralel dizilim yapılabilir. Paralel adımlar eş zamanlı olarak başlatılabileceği gibi, koşullu olarak birbirlerini bekleyecek biçimde de tasarlanabilir. Örneğimizde n miktarında üretim yapıldıktan sonra paketlemenin başlatılması ve üretim ve paketlemenin birlikte sürdürülmesi mümkündür. Tabii hem sıralı hem de paralel adımların yer aldığı dizilimler de yapılabilir.

İşakışlarında başlama adımı çoğunlukla bir tek adımdır. İşakışı belirli bir durumun gerçekleşmesi ile başlar. Sipariş-Teslim süreci sipariş kaydının sisteme girilmesi ile başlar. İşin yapısına bağlı olarak işakışı birden fazla adımda sonlandırılabilir. Sipariş fiyat, stok durumu veya diğer nedenlerle kabul edilmeyebilir. Bu durumda sipariş reddedilir ve işakışı sonlandırılır. Ya da sipariş harhangi bir aşamada alıcı tarafından veya üretici tarafından iptal edilebilir ve işakışı sonlandırılır. Bir biçimde siparişin gerçekleşmemesi veya gerçekleşmesi durumunda işakışı sonlandırılır.

Örneğimizdeki üretim, sevkiyat gibi adımlar büyük olasılıkla kendileri de birden fazla adımda gerçekleştirilen karmaşık işlerdir. Muhtemelen bu işler birden fazla kişi ve ekibin katılımı ile ve belirli aşamalardan geçilerek gerçekleştirilirler. Bu durumda tasarlanan işakışının adım sayısı gerektiği kadar artırılabileceği gibi, üretim ve sevkiyat gibi süreçler için farklı işakışları da tasarlanabilir. Eğer üretim ve sevkiyat süreçleri sipariş-teslim sürecinden bağımsız olarak da sürdürülebilecek nitelikte ise farklı işakışları tasarlamak daha doğru olur. Örneğimizdeki üretici üretimi sadece sipariş usulüyle değil de rutin olarak yapıyorsa üretim sürecinin ayrı bir işakışı olması daha doğru olacaktır. Bu durumda üretim süreci, sipariş-teslim sürecinin bir alt süreci gibi işletilebilir veya kendibaşına bir ana süreç olarak ta işletilebilir.